Persónuverndarstefna Geymslna ehf.

Inngangur

Persónuverndarstefna þessi útskýrir hvernig Geymslur ehf. („fyrirtækið“ eða „við“) meðhöndlar og að öðru leyti vinnur persónuupplýsingar starfsmanna sinna, viðskiptavina, verktaka og annarra einstaklinga, eins og við á hverju sinni. Persónuverndarstefnan gildir um allar persónuupplýsingar sem við vinnum, óháð því á hvaða miðli upplýsingarnar eru geymdar og óháð því hvort þær tengjast fyrrum eða núverandi starfsmönnum, verktökum, viðskiptavinum, umbjóðendum, byrgjum, hluthöfum, notendum vefsíðu eða öðrum skráðum einstaklingum.

Nafn fyrirtækis:      Geymslur ehf.
Heimilisfang:            Skeifunni 8, 108 Reykjavík
Sími:                            555-3464
Netfang:                     geymslur@geymslur.is
Veffang:                      www.geymslur.is

Fyrirspurnir, ábendingar og athugasemdir sem varða persónuupplýsingar eða persónuverndarstefnu þessa má beina á netfangið personuvernd@geymslur.is.

1. Hvaða persónuupplýsingar vinna Geymslur?

Oftast tökum við á móti persónuupplýsingum frá einstaklingi sjálfum. Söfnun og vinnsla persónuupplýsinga er forsenda þess að við getum leigt geymslur til viðskiptavina okkar. Persónuupplýsingarnar flokkast jafnan sem almennar persónuupplýsingar og fer vinnsla þeirra því einkum fram á grundvelli samnings við hann. Fyrir kemur að vinnsla okkar á persónuupplýsingum byggist á samþykki, lagaskyldu, lagaheimildar eða lögmætra hagsmuna fyrirtækisins, viðskiptavinar eða annars þriðja aðila.

Einstaklingur sem óskar eftir leigu á geymslu þarf að afhenda ákveðnar almennar persónuupplýsingar sínar, s.s. nafn, kennitölu, heimilisfang, símanúmer, netfang og bankaupplýsingar. Einstaklingur kann einnig að láta af hendi aðrar upplýsingar sem þörf er á svo unnt sé að leiga geymslur til viðskiptavina. Fyrirtækið kann einnig að skrá og varðveita upplýsingar um samskipti einstaklings og fyrirtækisins t.a.m. í þeim tilgangi að veita sinna skyldum sínum samkvæmt leigusamningi. Ef einstaklingur andmælir vinnslu persónuupplýsinga sinna eða neitar að gefa þær upp, getur það haft áhrif á, og jafnvel komið í veg fyrir að við getum leigt geymslurnar með fullnægjandi hætti.

Fyrirtæki sem viðskiptavinir. Við móttökum einnig og vinnum persónuupplýsingar frá viðskiptavinum sem eru t.d. stofnanir, fyrirtæki og félagasamtök. Getur það átt við þegar slíkir aðilar taka á leigu geymslu og gefa upp tengiliðaupplýsingar; nöfn, kennitölur, símanúmer og tölvupóstföng starfsmanna/umboðsmanna sinna sem aðgang skulu hafa að þeirri geymslu sem samningurinn tekur til. Fyrirtækið mun tilkynna starfsmanninum/umboðsmanninum um vinnsluna í síðasta lagi mánuði eftir að upplýsinga er aflað, þegar fyrst er haft samband eða þegar upplýsingar eru sendar öðrum í fyrsta sinn. Skal tilkynningin vísa á persónuverndarstefnu þessa. 

Einstaklingar sem viðskiptavinir. Einstaklingar sem taka á leigu geymslu kunna einnig að óska eftir skráningu tengiliða, sem eru þá persónuupplýsingar annarra (þriðju aðila); í þeim tilgangi að tengiliðir hafi einnig aðgang að þeirri geymslu sem tekin hefur verið á leigu. Geta tengiliðir verið t.d. maki, fjölskyldumeðlimir eða aðrir. Fyrirtækið mun tilkynna þriðja aðilanum um vinnsluna í síðasta lagi mánuði eftir að upplýsinga er aflað, þegar fyrst er haft samband eða þegar upplýsingar eru sendar öðrum í fyrsta sinn. Skal tilkynningin vísa á persónuverndarstefnu þessa. 

Persónuupplýsingar starfsmanna. Við söfnum persónuupplýsingum þeirra sem hjá okkur starfa og þeirra sem sækja um starf. Persónuupplýsingarnar sem við vinnum um starfsmenn eru almennar persónuupplýsingar, auk upplýsinga sem falla í flokk viðkvæmra upplýsinga, s.s. aðild að stéttarfélagi, kjósi starfsmaður að vera í stéttarfélagi.

Rafræn vöktun með eftirlitsmyndavélum fer fram á starfsstöðvum fyrirtækisins. Tilgangur vöktunarinnar er í eignavörslu- og öryggisskyni. Við meðferð og varðveislu efnis sem safnast við rafræna vöktun gætum við ákvæða persónuverndarlaga og reglna Persónuverndar um rafræna vöktun.

Símtöl kunna að vera hljóðrituð í þeim tilgangi að tryggja öryggi og rekjanleika í viðskiptum. Við ábyrgjumst þó ekki að öll símtöl séu hljóðrituð. Símtalaskrár og hljóðritanir varðveitum við ekki lengur en í 90 daga nema lög kveði á um annað.

Samþykki. Í þeim tilvikum sem vinnsla okkar byggir á samþykki, þá skal einstaklingur eiga rétt á að draga samþykki sitt til. Sú afturköllun hefur hins vegar ekki áhrif á lögmæti vinnslu, á grundvelli samþykkis fram að afturköllun. Til að afturkalla samþykki er hægt að senda tölvupóst á personuvernd@geymslur.is.

2. Í hvaða tilgangi eru persónuupplýsingar unnar og með hvaða heimild?

Okkur er nauðsynlegt að vinna persónuupplýsingar í þeim tilgangi að veita einstaklingum og fyrirtækjum geymslur að leigu.

Vinnsla persónuupplýsinga vegna framkvæmdar samnings:

Algengast er að við vinnum persónuupplýsingar vegna framkvæmdar samnings um leigu á geymsluhúsnæði eða á grundvelli ráðningarsamnings. Þegar einstaklingur tekur geymslu á leigu og stofnar til viðskipta við okkur er okkur nauðsynlegt fyrir okkur að vinna persónuupplýsingar viðkomandi til að leigja viðskiptavini geymslurnar. Við vinnum einnig persónuupplýsingarnar eftir stofnun viðskiptanna til að efna samninginn. Hið sama gildir um ráðningarsamninga við starfsmenn okkar.

Vinnsla persónuupplýsinga vegna lögmætra hagsmuna:

Í ákveðnum tilvikum kunnum við að vinna persónuupplýsingar á grundvelli lögmætra hagsmuna ef vinnslan er nauðsynleg til þess að við, þriðji aðili eða aðilar sem upplýsingum er miðlað til, geti gætt lögmætra hagsmuna sinna. Felast hinir lögmætu hagsmunir fyrst og fremst í því að bæta viðskiptasamband okkur við viðskiptavini Slík vinnsla fer ekki fram ef ljóst er að grundvallarréttindi og frelsi einstaklings sem krefjast persónuverndar vega þyngra en aðrir hagsmunir af vinnslunni.

3. Afhending persónuupplýsinga til þriðju aðila

Okkur kann að vera nauðsynlegt að afhenda persónuupplýsingar til þriðju aðila; banka og annarra fyrirtækja sem annast greiðslumiðlun og/eða annarra sem við eigum í viðskiptasambandi við. Slík miðlun persónuupplýsinga fer ekki fram nema slíkt sé heimilt samkvæmt lögum. Vinnsluaðilar sem vinna persónuupplýsingar á okkar vegum kunna einnig að fá afhentar persónuupplýsingar vegna framkvæmdar tiltekinnar vinnslu. Aðilar sem fyrirtækið miðlar persónuupplýsingum til eru t. a. m. móðurfélag, kreditkorta- og greiðslumiðlunarfyrirtæki, viðskiptabankar, innheimtufyrirtæki og upplýsingatæknifyrirtæki vegna reksturs- og hýsingar upplýsingakerfa. Þá kunnum við að miðla persónuupplýsingum til löggæslu- eða eftirlitsyfirvalda ef okkur ber lagaskylda til.  

Samkvæmt persónuverndarlögum er okkur aðeins heimilt að flytja persónuupplýsingar út fyrir EES ef miðlunin er nauðsynleg, t.d. til að efna samning og í afmörkuðum tilvikum vegna lögmætra hagsmuna fyrirtækisins. Þá er okkur aðeins heimilt að miðla slíkum upplýsingum til landa sem tryggja fullnægjandi vernd (að mati framkvæmdastjórnar ESB) eða ef við höfum gert  viðeigandi verndarráðstafanir.

4. Varðveislutími persónuupplýsinga

Persónuupplýsingar eru varðveittar á meðan viðskipta- eða ráðningarsamband varir, og lengur sé okkur það skylt, t.d. samkvæmt bókhaldslögum, ef málefnaleg ástæða gefur tilefni til eða vegna lögmætra hagsmuna. Varðveislutími getur verið mismunandi eftir tegund og eðli persónuupplýsinga.

Persónuupplýsingar sem verða til við rafræna vöktun eru ekki varðveittar lengur en í 90 dags. Okkur er þó heimilt að afhenda lögreglu efni með upplýsingum um slys eða refsiverðan verknað en þá gætum við þess að öllum öðrum eintökum af efninu sé eytt.

5. Réttindi einstaklinga

Í persónuverndarlögum er kveðið á um ýmis réttindi einstaklinga, t.a.m. aðgangsrétt, flutningsrétt, rétt til leiðréttingar og eyðingar, og rétt til að andmæla eða takmarka vinnslu persónuupplýsinga. Einstaklingum sem ætla að neyta réttinda sinna er nauðsynlegt að sanna á sér deili. Réttindin geta verið takmörkunum háð, sem leiða m.a. af lögum, hagsmunum annarra sem upplýsingarnar varða eða mikilvægum fjárhags- eða viðskiptahagsmunum. Almennt eru beiðnir sem varða framangreind réttindi einstaklingum að kostnaðarlausu. Við áskiljum okkur þó rétt til þess að innheimta gjald ef farið er fram á afhendingu fleiri en eins afrits af persónuupplýsingum. Við áskiljum okkur einnig rétt til að neita að verða við beiðni sem er augljóslega tilefnislaus eða óhófleg.

6. Öryggi og eftirlit

Við leggjum mikla áherslu á öryggi við vinnslu og meðferð persónuupplýsinga. Við tryggjum viðeigandi öryggi, þ.m.t. með vernd gegn óleyfilegri eða ólögmætri vinnslu og gegn glötun, eyðileggingu eða tjóni fyrir slysni, með viðeigandi tæknilegum og skipulagslegum ráðstöfunum.

Allir starfsmenn okkar eru bundnir trúnaðar- og þagnarskyldu og hafa allir hreint sakavottorð.

Komi upp öryggisbrestur við meðferð persónuupplýsinga þar sem staðfest er eða grunur leikur á um að persónuupplýsingar hafi komist í hendur óviðkomandi aðila er Persónuvernd og eftir atvikum einstaklingum tilkynnt um öryggisbrest nema hann hafi ekki í för með sér mikla áhættu fyrir einstaklinga.

7. Kvörtun til Persónuverndar

Ef upp kemur ágreiningur við meðferð persónuupplýsinga á einstaklingur ávallt rétt á því að beina kvörtun til Persónuverndar með tölvupósti á netfangið: postur@personuvernd.is.

8. Breytingar á persónuverndarstefnunni

Geymslur leita er ávallt að leita leiða til að auka öryggi persónuupplýsinga. Persónuverndarstefnan kann því að taka breytingum í takt við aukið öryggi. Breytingar á stefnunni taka gildi við birtingu uppfærðrar stefnu á vefsíðu fyrirtækisins www.geymslur.is. Verði hins vegar gerðar meiriháttar breytingar á stefnunni, þá munum við tilkynna einstaklingum um breytingarnar í tölvupósti.